就業規則は必要か？作成の流れと注意点

小さな会社であっても、ある程度の従業員を雇うと就業規則が必要になります。就業規則は、従業員の勤務時間や賃金などを定める重要なものであり、適切な就業規則が作成されていないと、労働トラブルになる可能性もあります。

ここでは、就業規則作成における注意点を中心に解説します。

1．就業規則を作成する義務があるのか？

労働条件や職場内の規律などの雇用に関するルールを定める「就業規則」は、雇用形態に関わらず「常時10人以上の従業員を使用する会社」に対して、作成および労働基準監督署長への届け出が義務化されています。

「常時10人以上」には、契約社員、パートタイマー、アルバイトなども人数にカウントされます。（派遣労働者は派遣元の労働者になるため除外されます。）対象になる会社が就業規則の作成・届け出の義務を怠ると、30万円以下の罰金が科されることになります。

1-1．従業員数10人未満の場合であっても就業規則を作成すべき？

従業員数が常時10人未満の場合、就業規則の作成は義務付けられていません。しかし、厚生労働省の指針においても「従業員数が10人未満であっても就業規則を作成することが望まれる」とされています。

従業員数10人未満の小規模の会社の場合、「就業規則を作成すると制限が多くなり、経営がやりにくくなるのではないか」と思われる方もいると思いますが、就業規則の作成は会社を守る重要なルール作りです。就業規則を作ることで、会社は多くのメリットを得ることができます。

2．就業規則がないとどうなる？

会社に就業規則がないと様々なリスクにさらされることになります。

2-1．問題行為がある従業員を懲戒解雇できない

就業規則がない場合、問題行為がある従業員に対し、懲戒解雇などの「懲戒処分」を行うことができません。会社が従業員に対して懲戒処分を行うためには、あらかじめ就業規則に懲戒の種類と懲戒の理由を定めておく必要があります。

就業規則がなければ、問題がある従業員を雇い続けることになり会社の労働環境に悪影響をおよぼします。その結果、社内の規律を維持することが難しくなります。

2-2．服務規律を明確化できない

就業規則には、従業員が働くうえで守らなければならない「服務規律」が定められます。情報の取り扱いや就業時の身だしなみなど、基本的なルールが定められており、従業員はこのルールを遵守しなければなりません。就業規則がなければ、これらのルールが明確化されず、トラブルが発生してしまうでしょう。

2-3．病気休職者や定年を明確化できない

病気による休職期間をどれくらいにするのか、復帰する場合の条件はどうするのかについては就業規則で定める事項になっています。また、定年の年齢についても就業規則で定めることが一般的です。（雇用契約書で定めることもできる）

就業規則がなければ、これらを明確化することができず、トラブルに発展するおそれがあります。

3．就業規則作成の流れ

就業規則の作成は、主に次の4つのステップで行います。

STEP①就業規則案の作成

就業規則には、必ず記載が必要な「絶対的必要記載事項」、制度を利用する場合に必要な「相対的必要記載事項」、任意で記載する「任意記載事項」があります。記載内容の詳細については次の項目で解説します。会社の業種や労働環境に合わせて規則の原案を作成しましょう。

STEP②従業員の代表に意見書を書いてもらう

原案について、従業員の代表に話を聞き、就業規則意見書を作成してもらいましょう。意見書は労働基準法で提出が義務付けられている書類です。

STEP③労働基準監督署に提出する

管轄の労働基準監督署に「就業規則」「就業規則意見書」「就業規則（変更）届」を提出します。就業規則（変更）届とは、就業規則を作成・変更したことを記載した届出書です。法的に義務付けられているものではありませんが、慣習として提出が行われています。

STEP④従業員への周知

就業規則を従業員へ周知させることは義務付けられています。従業員全員の目に留まる場所へ掲示するなど、従業員全員が認識できる状態にしておきましょう。

4．就業規則の記載内容

就業規則の具体的な記載内容は次のとおりです。

【絶対的必要記載事項（必ず記載が必要）】

勤務時間、休憩、休日、休暇、賃金、退職に関すること

【相対的必要記載事項（制度を利用する場合に必要）】

退職手当、賞与、最低賃金額、食事・作業用品・社宅などの費用負担、安全衛生、職業訓練などに関すること

【任意記載事項（会社の任意）】

企業理念、就業規則の解釈、副業、応募や採用に関する内容など

5．就業規則作成の注意点

就業規則を作成する際には、次の点に注意して作成しなければ後々問題になってしまう可能性があります。注意点を見ていきましょう。

5-1．法律に違反しないこと

法律に違反した就業規則は、違反した部分が無効になります。（労働基準法92条1項）
例えば、就業規則に「○か月以上の育児休暇を取得したものは昇給がない」と記載すると法律に違反していることになり、無効になります。（育児介護休業法第10条に違反）

5-2．ひな型はそのまま使わず、自社向けにアレンジする

就業規則を作成する際には、厚生労働省のホームページに掲載されている「モデル就業規則」を参考にするケースが一般的です。モデル就業規則は、業種ごとに用意されており、自社の業種に合わせて就業規則を作成することができます。

ただし、モデル就業規則はあくまでも参考の就業規則です。そのまま文をコピーするのではなく、自社の業務内容、事業実態、職場環境に応じて、内容を自社向けにアレンジして作成しましょう。モデル就業規則の中には、法律上、削除してはならない絶対的必要記載事項がありますので、注意しながらアレンジする必要があります。

【参考】厚生労働省：モデル就業規則について

5-3．業界特有の重要事項を記載する

就業規則は、業界業種特有の問題点、会社の特徴を踏まえて作成しなければなりません。

例えば、飲食業など、通常の週休制度を取ることが難しい業種である場合には、4週間に4日以上の休日を労働者に対して設ける「変形休日制」を就業規則に盛り込むことで制度として活用することができます。

製造業の場合であれば、「技術や特許などに関する規定」や「安全衛生教育に関する規定」「外国人の雇用に関する規定」などを就業規則に盛り込むことで労務トラブルの防止につながります。

5-4．雇用形態別の適用範囲を明確にする

会社内に正社員のほか、パートタイマーやアルバイトなどの非正規社員がいる場合には、非正規社員に対して正社員の就業規則が適用されるかどうかを明確にしておく必要があります。

非正規社員を正社員の就業規則から除外する場合、非正規社員に対応した就業規則が存在しないことになります。この場合には、非正規社員用の就業規則を別途作成しなければ法令違反になってしまう可能性がありますので、注意しましょう。

5-5．内容を明確にする

就業規則の内容はわかりやすく、明確でなければなりません。明確に記載していないことで労務トラブルに発展することもあります。

例えば、過去に裁判になったケースに「賞与の支給日在籍要件」があります。支給日在籍要件とは、賞与支給日に在籍している者にしか賞与を支給しないとする要件です。

会社によっては、賞与支給日にすでに退職していても、賞与の査定期間に在籍していれば、賞与を支給する場合もあります。賞与の支給要件を就業規則で明確に記載しておかないと、トラブルになることもあります。

5-6．フレックスタイム制など労使協定が必要なものもある

従業員のワークバランス、生産性の向上を図るためにフレックスタイム制を導入する会社もありますが、導入するためには就業規則で定めるだけではなく、「労使協定の締結」も必要になります。フレックスタイム制など「始業及び終業時刻の両方を労働者の決定に委ねる」場合には、就業規則と労使協定のどちらも必要になるため、注意しましょう。

5-7．懲戒処分の種類と適用方法について明確に定める

会社が従業員に対し行う秩序違反行為に対する制裁が懲戒処分です。懲戒処分には戒告、譴責、減給、出勤停止、諭旨解雇、懲戒解雇などがあり、就業規則には懲戒処分とされる事由と処分を明確に定める必要があります。

5-8．就業規則は手順通りに作成する

就業規則の作成は、必ず手順通りに実行しましょう。労働者代表の意見を必ず聞き、意見書を労働基準監督署に提出し、作成した就業規則は必ず従業員が閲覧できるところに掲示しましょう。従業員に就業規則を閲覧させることは会社の義務です。閲覧させない場合には、就業規則の効力が認められなくなってしまうこともあります。

まとめ

常時10人以上の従業員を雇う場合は、就業規則の作成が必要です。

就業規則はただ作成すれば良いというものではなく、必須時効が必ず記載されている必要がありますし、自社に合っている内容である必要があります。就業規則に不備があると、従業員とのトラブルになる可能性もあります。

また、就業規則は作成して終わりではなく、会社の状況の変化に対応したり、法改正に対応したりするために、その都度、変更していく必要があります。

就業規則の作成から変更まで考慮すると、可能であれば、専門家に相談のうえで、就業規則を作成されることをお勧めいたします。