公開日:2021.04.09

業務効率化の進め方と具体的手法、お役立ちツールを紹介

業務効率化

働き方改革やリモートワークの導入など、働き方の多様化に伴い「業務効率化」が注目を集めています。漠然と「これからは業務効率化が重要」と言われても、何から始めたらいいのか分からず、導入に二の足を踏んでいる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

ここでは「業務効率化の進め方と導入手法」についてご紹介します。

1.業務効率化とは?

業務効率化とは、業務を進めるうえでのムダやムラを排除し、効率的な業務プロセスに改善することです。ただし、一言に業務効率化と言っても、ワークフローを見直し無駄を省き効率化する方法からITツールを導入する方法、社外にアウトソーシングする方法、ロボットを利用したRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)の導入まで、その種類は多岐にわたります。

1-1.業務効率化はなぜ必要か

業務効率化は、いつの時代にも企業に必要な考え方です。例えば、日本の製造業では業務効率化を「改善」といい、業務の内容やプロセスなどの見直しに取り組んできました。現在では海外でも業務効率化を「KAIZEN」と呼び、重要視されています。

特に現在の日本では少子高齢化に伴う労働人口の減少、国内需要の減少、経済のグローバル化に伴う競合相手の誕生などにより生産性を向上させることは日本経済の課題となっています。また、働き方改革に代表されるように「ワークライフバランスの見直し」が社会の風潮となっており、残業や休日出勤が当たり前だった時代からの脱却が急務となっています。

企業にとって、労働時間という限られた時間の中でいかにパフォーマンス効率を向上させ、生産性を上げることができるかを考えることは、優先的に取り組まなければならない事項と言えるでしょう。

2.業務効率化の進め方

業務効率化の重要性は分かっていても、どのような業務効率化を行えばいいのか頭を抱えていらっしゃる方もいると思います。ここでは、基本的な業務効率化の進め方について見ていきます。

2-1.業務効率化に取り掛かる前の注意点

業務効率化と聞くと最新システムの導入やリモートワーク導入などを思い浮かべられるかもしれませんが、必ずしもそれらの導入が自社で上手く機能するとは限りません。まずは自社のワークフローの問題点や課題を洗い出す必要があります。

そのためには、スタート地点を明確に決める「現状の把握」を行いましょう。「社内の各業務の工程や費やす時間」「業務が発生する頻度」「どのようなスキルが必要か」などを把握することで、日常では気付かないムダやムラが見えてきます。

2-2.業務効率化の目的を社員へ周知

業務効率化の導入は、全社一丸となって取り組むことが重要です。一部の社員のみが業務効率化を推し進めても大きな効果を得ることができません。また、業務効率化の導入はコスト削減を重視し過ぎるあまり、社員の業務へのモチベーションを下げてしまう可能性もあります。

業務効率化を導入する目的を社員へ周知徹底し、社員一人一人が自ら効率化をしていく雰囲気を作ることが重要です。

2-3.業務の見える化と把握

現状の把握を行う際に必要になる手法が「業務の見える化」です。各社員の業務フローの見える化を行うことで業務の属人化を防ぐことができます。

属人化とは、1つの業務を特定の人が常に担当し、その人しかその業務のやり方が分からない状態になることを言います。属人化してしまうと仕事内容がブラックボックス化してしまい、特定の社員が何をやっているのか把握することができなくなります。また、他の社員がその業務を再現することができず業務品質が不安定になり、業務効率が悪化してしまいます。業務の見える化を行い、業務フローを把握し、他の社員でも同様の業務品質を保てるようにしましょう。

業務の見える化による業務効率化を進めていくと、業務内容が浮き彫りになるため業務効率化に非協力的になる社員も出てきます。見える化により、忙しいと思われていた業務が実はそんなに忙しい業務ではなかったことが分かってしまうためです。こういった社員が現れると全社一丸となって取り組む雰囲気に悪影響を及ぼしてしまいますので、経営陣がしっかりと力強く全社員に周知徹底を行いましょう。

2-4.課題点の洗い出し

業務の見える化により業務の全体像を把握できたら、次は課題点や問題点を洗い出していきましょう。複数の社員で重複している業務を行っていないか、属人化している業務はないかなどをチェックし、現在の業務フローにムダが潜んでいないかしっかりと洗い出しましょう。

2-5.課題点の優先順位付けとスケジューリング

課題点を洗い出したら、その課題点が自社内で解決可能なものかどうかの判定を行いましょう。

解決可能な課題点であれば、どの課題点を優先的に取り組んでいくかを決定します。優先順位は、その課題点の重要度、対投資効果、工数などを総合的に判断して決定していくといいでしょう。例えば、複数の社員で業務が重複している場合であれば、業務フローの改善を行うだけで業務効率があがるため、コストをかけずに短時間で実施可能です。こういった「コストをかけず短期間で業務効率をあげられる課題点」に優先的に取り組みましょう。

課題点の優先度を決める際は、いつから業務効率化に取り組むか、実現に向けてのスケジュールを立てます。自社内で解決できない課題点については外部の助けを得ることで解決できるかどうか考えてみましょう。場合によっては、特定の業務改善を行うことで他の業務に支障をきたしてしまうこともありますので、全ての課題点に取り組むのではなく、優先度の高い課題点を重視して取り組むといいでしょう。

2-6.業務効率化の実施

スケジュールに従って業務効率化に向けての課題点の改善策を実施します。実施する際には再度、社員へ周知を行い業務効率化に向けた意識を高めましょう。

2-7.効果を検証する

業務効率化に向けた改善策の効果を実証します。改善策を実施する前と後の業務量を数値化して改善しているかどうか判断するといいでしょう。業務量を数値化する方法は次の4つの手法があり、いずれかを利用して業務量の見える化を行いましょう。

実測法 実際に業務現場で作業量を観測する方法です。製造業で利用されます。
実績記入法 各社員や業務担当者に作業が発生した頻度と費やした作業時間を記入してもらい計測する方法です。
推定比率法 各社員の1日の全体業務時間から逆算して特定の業務量を割り出す方法です。簡便的な方法ですが、正確な業務量を把握することはできません。
合成法 上記の方法を2つ以上採用し、その平均値により計測する方法です。

3.業務効率化の手法

業務効率化に向けた課題点の改善策は、業種や会社の規模によって多種多様です。ここでは、どの業種にも関連する代表的な課題点の改善策をご紹介します。

3-1.業務をまとめる

複数の社員が重複して業務を行っている場合や複数の部署が関わる業務については担当者を1人にしたり、部署を1つにまとめたりすることが業務効率化に繋がります。業務を行う人や部署をまとめることで情報伝達のスピードアップやムダな情報共有が排除されます。また、部署単位ではなく、1つのプロジェクトとしてまとめることで臨機応変に対応することができる環境を構築し、業務効率化が図れます。

3-2.業務を分ける

業務をまとめるのではなく、業務を分け、分業化することで業務効率化を図れる場合もあります。各社員が自分の役割に徹することでスピーディに業務を行うことができます。また、社員も特定の業務のスキル習得に専念することができるため、短期間で必要なスキルを習得することが可能です。

3-3.なくす・捨てる

業務効率化はムダを排除することです。業務に必要のない会議、ムダな資料作成、必要のない上長の押印プロセスなどがないか考えてみましょう。
不要な会議であれば廃止することで、その時間を他の業務に充てることができ業務効率化に繋がります。目的がある会議かどうか、社内メールによる情報共有で代用できないかどうかなど、もう一度見つめなおしてみましょう。また、会議を廃止しなくても、会議に参加する人数を減らしたり、事前に会議資料を共有したりすることで会議の時間を短縮することができます。会議の時間を短縮することも業務効率化の1つです。

3-4.外に出す(アウトソーシング)

形式化された業務であれば、業務を社外に委託(アウトソーシング)することも業務効率化に有効です。例えば、給料計算などの、業務プロセスが形式化されたバックオフィス業務をアウトソーシングすることで、人件費を削減することも可能です。

3-5.自動化する

人が携わる必要性のない業務であれば自動化することも業務効率化を図るうえで重要です。「RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)」を導入することで、バックオフィス業務などで行われる単純業務を自動化することも可能です。また、Excelの機能であるマクロをプログラムすることでデータ集計の自動化や作業の記録などを行うことができます。マクロの利用は追加のコストがかからず効果が高い方法になるため、優先度の高い業務効率化の手法ではないでしょうか。

3-6.単純にする

業務プロセスを単純化することにより業務効率をアップさせる方法です。複雑な業務プロセスを見える化により正確に業務フローを把握し、その業務フローを単純なものに置き換え、誰でも業務遂行できるようにマニュアルを作成することで属人化を防ぐとともに業務効率をアップさせることが可能です。

3-7.手段を変える

業務を行う手段を従来のものと変更することで業務改善が図れる可能性があります。例えば、Web会議やリモートワークの導入、ビジネスSNS導入、紙媒体の資料を電子化してクラウドで共有するなど、業務の手段をオンライン化することで時間を効率的に利用することができます。

3-8.時間を縮める

物理的に時間を短縮させることで業務効率をアップさせることができないか考えてみましょう。例えば、パソコンのショートカットキーを利用したり、オフィスを通勤の便がいいところに移転し通勤時間を短縮させたり、オフィスのレイアウトを機能的なものに変更するなどが考えられます。

4.業務効率化に役立つツール

近年では様々な業務効率化ツールが開発されており、それらのツールを上手く利用することも重要です。業務効率化に利用できるツールを簡単にご紹介します。

メモ、付箋、名刺管理アプリ

手帳の代わりに利用できるメモアプリや付箋アプリ、名刺を一括して管理することができるアプリです。紛失するおそれがなく共有することも可能です。

スケジュール共有カレンダー

社員のスケジュールが共有できるカレンダーアプリです。スケジュールを共有することは見える化に繋がり、業務効率化になります。スケジュール共有アプリの他に、プロジェクト管理アプリやタスク共有システムアプリなどもあります。

コミュニケーションツール(ビジネスチャット・SNS)

社内でコミュニケーションツールを利用することで業務連絡を迅速に行うことが可能です。特にリモートワークを導入している場合の社内連絡では必須のツールです。

クラウドストレージ

Web上でデータを共有することができるクラウドストレージを利用することで業務効率化が図れます。メールによるデータのやり取りでは、送信と受信が必要になるため手間がかかります。クラウドストレージによりデータを一元化することで業務スピードがアップします。

Web会議

オンラインで会議を行うツールです。場所を問わず、パソコン一台で会議に参加できるため、リモートワークでは必須のツールになります。

まとめ

今回は「業務効率化を進めるためのポイント」についてご紹介しました。

業務効率化は現代の企業にとって避けては通れない課題です。IT技術を利用することも1つの業務効率化ですが、まずは現在の状況をよく把握して、できるところから改善していくことが肝心です。

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